(Artículos 8 y 9)
Para que el sistema sea eficaz y tenga credibilidad, es necesario que toda comunicación pueda ser tratada de forma efectiva dentro de la propia organización.
La persona responsable del Sistema interno de información también es responsable de la tramitación diligente de la alerta (artículo 9.1). Por eso es indispensable que, por su posición directiva/ejecutiva, pueda desarrollar sus funciones de forma independiente y autónoma, sin estar sujeto a ningún tipo de instrucción y contando con todos aquellos medios personales y materiales necesarios para llevarlas a cabo. Por lo que se refiere a la capacitación para llevar a cabo estas funciones, es muy recomendable que haya recibido una formación específica sobre la materia y, en general, sobre ética aplicada, sobre gestión de los conflictos de interés, así como disponer de habilidades empáticas.
Será el órgano de gobierno quien designe a una persona responsable del sistema que debe ser una persona física. En caso de que se opte por un órgano colegiado, deberá delegar en uno de los miembros las facultades de gestión del Sistema interno de información y de tramitación de expedientes de investigación.
En las entidades del sector privado, la persona responsable del sistema será un/a directivo/a de la entidad, que ejercerá su cargo con independencia del órgano de administración o gobierno. En caso de que, por dimensión o estructura, esto no sea posible, la Ley permite el desempeño ordinario de las funciones del cargo con las de responsable del Sistema, cuidando de evitar los conflictos de interés.
En las entidades u organismos en los que ya exista una persona responsable de cumplimiento normativo o de políticas de integridad, cualquiera que sea su denominación, esta persona podrá ser designada responsable del Sistema siempre que cumpla los requisitos establecidos en la ley.
Por otra parte, el artículo 32, en sede de tratamiento de datos personales, hace referencia expresa a la persona responsable del Sistema y a quien lo gestione directamente.
