Destrucción de la información pública

Una mirada multidisciplinaria sobre la eliminación ordenada de la documentación. La Oficina Antifraude de Cataluña y la Asociación de Archiveros - Gestores de Documentos de Cataluña publican conjuntamente el documento "Destrucción de la información pública. Una mirada multidisciplinaria sobre la eliminación ordenada de la documentación", en la que encontramos seis artículos que pretenden impulsar la aplicación de las buenas prácticas en relación con la transparencia en la gestión pública y en la prevención y la lucha contra el fraude en los entes públicos.

Una mirada multidisciplinaria sobre la eliminación ordenada de la documentación

En esta publicación se profundiza en: los mecanismos legales que sirven para destruir correctamente la información; en los mecanismos de evaluación y selección que determinan por qué y cuándo se puede destruir; se repasa el marco legal sancionador de las malas prácticas y; propone una doctrina común que no genere confusión en las organizaciones públicas.

Para la Oficina Antifraude es importante hacer una buena gestión de la documentación pública, porque la destrucción de información sensible acaba provocando efectos nocivos contra la rendición de cuentas, la transparencia y la lucha contra la corrupción. Por ello, es necesario encontrar una manera de garantizar un procesamiento de la información eficiente, riguroso y adecuado. Uno de los pilares fundamentales de las sociedades democráticas avanzadas es la transparencia y acceso a la información pública.

Seis artículos

Lluís Cermeno nos recuerda en su artículo que no es posible eliminar documentación sin previamente haber evaluado la información que contiene y sin ceñirse a los procedimientos de destrucción reglados. La evaluación se sitúa en el núcleo de la gestión documental y necesariamente implica procesos que deben adaptarse a las exigencias de transparencia y superar el modelo tradicional basado en documentos producidos en soporte papel. En esta transición habrá que extremar la prudencia para evitar eliminar información relevante.

El artículo de Isabel Samarra y Ágata Solernou nos cuenta que la gestión documental no puede ser la misma ni limitarse a los mismos medios que tenía antes de la entrada en vigor de la Ley 19/2014, del 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno. Apuntan que ahora hay consagrados a proteger unos intereses de la máxima relevancia que requieren inversión y recursos.

Carles Sanjosé, desde la perspectiva de la protección de datos personales y de la transparencia, nos permite concluir en su artículo que la conciliación de estos dos derechos es perfectamente posible a la hora de fijar los parámetros de la conservación documental.

Por otra parte, el artículo de Roger Folguera muestra algunos ejemplos investigados tanto por la Oficina Antifraude como fiscalizados por la Sindicatura de Cuentas. El autor aboga por que la evaluación documental tenga en cuenta la función de control, que puede resultar determinante para prevenir y luchar contra la corrupción.

Teresa Cardellach dice en su artículo que no es posible conservar toda la información que genera una institución. También pone en valor la gestión documental entendida como el proceso que debe permitir analizar los riesgos presentes en la organización según las funciones que desarrolla y, en consecuencia, ordenar el ciclo de vida documental al servicio de la transparencia y el control administrativo.

Finalmente, Lluís-Esteve Casellas comparte la experiencia de gestión documental llevada a cabo en el Ayuntamiento de Girona. El autor destaca que, en el contexto actual, la evaluación archivística adquiere una dimensión estratégica que va mucho más allá del simple hecho de conservar y eliminar, ya que debe integrar la visión corporativa y el valor informativo. La evaluación, en realidad, conlleva un análisis de la organización no sólo con virtualidad preventiva, sino, incluso, predictiva.